Ξ|Ξ   GIỚI THIỆU ::. NGỌC PHẢ - TỘC PHẢ - GIA PHẢ - PHẢ ĐỒ .
Đăng ngày 19/7/2012
E-mail     Bản in

Giới thiệu tài liệu thiết lập Gia phả,Nhà thờ Tổ,Tộc ước...
BBT LUUTOC.VN : Với mục đích giúp bà con thân tộc họ Lưu ở một số địa phương chưa hình thành tập trung lập Gia phả,Nhà Thờ Tổ,Tộc ước...có tài liệu để tham khảo.BBT chúng tôi mạn phép Website quantheam.org và Tộc họ Thái cư ngụ tại Quận Cẩm Lệ,TP Đà Nẵng xin được trích dẫn mô hình của dòng họ Thái,xem đây như là một trong những khuôn khổ mẫu có thể nghiên cứu,và tùy theo mỗi gia tộc ứng dụng vào dòng họ mình cho phù hợp.

LI NGÕ CỦA BBT WEBSITE QUANTHEAM.ORG

Hiện nay, khi nước nhà đã được độc lập, đời sống của người dân dần dần được cải thiện và nâng cao và cũng chính là lúc mà con người luôn nghĩ đến Tổ Tiên - Ông Bà , nhớ về cội nguồn của mình với ý nguyện muốn thiết lập một gia phả để đoàn kết những thành viên trong Tộc Họ của mình để hưng thịnh dòng tộc đồng thời lập ra Hội đồng Gia Tộc của Tộc Họ để chăm lo việc phụng thờ các vị tiền nhân đã có công lao gầy dựng nên Tộc Họ , qua đó để giáo dục cho con cháu luôn tưởng nhớ đến công ơn của Tổ Tiên và xây dựng một Tộc Họ hưng thịnh. 

Tuy nhiên, không phải Tộc Họ nào cũng có những tư liệu rõ ràng để thiết lập gia phả, bởi do nhiều vấn đề chẳng hạn như bị thất lạc trong chiến tranh, ly tán mỗi người mỗi phương, bây giờ muốn tìm  lại những sự kiện cũng rất là khó. Cho nên BBT Website chùa Quán Thế Âm - Ngũ Hành Sơn - Đà Nẵng xin mạn phép trình bày một vài kinh nghiệm trong việc thiết lập lại hệ thống gia phả cho một Tộc Họ, vì việc này rất mông lung và có nhiều phương cách, ở đây chỉ xin được đưa ra một cách hệ thống cho những Tộc Họ khi đã có một cộng đồng thành viên hiện đang sinh sống và có nguồn gốc do các vị tiền nhân đến khai canh tại một địa phương, còn việc tìm ra nguyên gốc của dòng tộc mình thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố và cần phải có một thời gian để sưu tra. 
Sau đây BBT chỉ xin đưa ra một phương pháp để thiết lập một gia phả cho một Tộc Họ, để dễ dàng nắm bắt sự việc BBT trình bày dưới hình thức là sao lại một Tộc Họ của một thân hữu để làm tài liệu cho việc soạn lập một gia phả.

 
VIỆC THỨ NHẤT
LẬP MỘT TÀI LIỆU DỰ THẢO VỚI NỘI DUNG NHƯ SAU

 
http://www.buddhismcap.com/userfiles/images/gach%20duoi/line.gif



 
http://www.buddhismcap.com/userfiles/images/gach%20duoi/line.gif
LỜI CÁO BẠCH
“Cúi xin thành tâm lễ kính dâng lên Ngài Thủy Tổ Tộc Thái 
Bổn Âm đường thượng, lịch đại quá vãng, chư tôn linh, đại tiểu đẳng
Hiển linh gia hộ”

Hôm nay, vào tiết ….. năm ……. , đốt nén hương lòng dâng lên chư liệt vị tôn linh Tộc Thái với mong muốn Hưng Thịnh Dòng Tộc, Chúng tôi con cháu đồng lòng thựchiện các chương trình như sau:
•    THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG GIA TỘC 
•    XÂY DỰNG TỪ ĐƯỜNG 
•    BIÊN SOẠN GIA PHẢ 
•    THIẾT LẬP TỘC ƯỚC 
Để nhằm chấn hưng Tộc Thái được hưng thịnh.
Ngưỡng mong chư tôn linh thùy từ chứng giám gia hộ.


Kính thưa các vị cao niên trong Tộc Thái. 
Kính thưa bà con cùng con cháu dâu rể Nội – Ngoại. 

Thủy Tổ xa xưa của dòng Họ Tộc Thái chúng ta thì có lẽ cũng chưa có một sử liệu nào đáng tin cậy để truyền lại cho con cháu đến nay, mà hiện nay gia phả Tộc Thái cũng đã bị thất lạc. Thiết lập gia phả là một trong những yếu tố nhằm làm hưng thịnh dòng tộc, gia phả sẽ bắt đầu ghi chép dòng tộc Thái kể từ khi có mặt đầu Ông Tổ (mà có người biết sớm nhất) tại Làng Cẩm Lệ, Thôn Bình Thái, Huyện Hòa Vang, Tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (nay thuộc Quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng). 
Vào những năm ……... từ đời Ông ………………………….. đến nay đã trãi qua …..... đời. Như vậy cũng đã khá lâu.

Xét qua quá trình sinh cơ lập nghiệp tại đất xứ Quảng Nam Đà Nẵng này, bởi nhiều lý do chiến tranh, ly tán loạn lạc… cho nên việc lo viết gia phả, xây dựng từ đường hương hỏa, thiết lập Hội đồng Gia Tộc cũng như Tộc ước Tộc Thái để Hội đồng Gia Tộc hướng dẫn cho con cháu được hưng thịnh. Bởi vì hiện nay con cháu phần đông vẫn còn chưa được phát đạt đồng bộ về các lĩnh vực PHƯỚC – LỘC – TÀI – TRÍ – KHOA CỬ… 

Với mong muốn cho con cháu Tộc Thái thịnh vượng, đỗ đạt khoa cử, làm ăn giàu có, có đức hạnh, vinh hoa phú quý để sánh vai cùng với những tộc khác trong địa phương cũng như trên cả nước. Do vậy Tộc Họ Thái của chúng ta phải đoàn kết thương yêu đùm bọc lẫn nhau, chung sức chung lòng quyết tâm thành lập Hội đồng Gia Tộc, kiến thiết xây dựng tôn tạo ngôi từ đường, soạn lập lại gia phả và định ra Tộc ước một cách hợp tình hợp lý để tất cả mọi người có thể cùng nhau thực hiện. 
Trong những ý nghĩa tâm linh thiêng liêng và tinh thần cao đẹp hết sức quan trọng đối với sự hưng thịnh của dòng tộc như vậy. Kính mong toàn thể bà con, con cháu dâu rể Nội – Ngoại Tộc Thái chúng ta cùng tham gia hưởng ứng. 

Trân trọng 

 ---------------------------------
 
 
 Đề cử và đề ra chức năng và nhiệm vụ của HĐGT và BCH HĐGT

Hôm nay, vào lúc …….giờ ……, ngày …….. tháng …….. năm 20….. 
Tại : ………………………………………………………………………………………………….
Trong một cuộc họp mở rộng gồm đại diện các Phái ……………. – Chi ………. và có đông đảo bà con thân tộc họ Thái gồm : …………………….. người tham dự để thành lập Hội Đồng Gia Tộc. 

* Quy định chung:
Hội đồng gia tộc có tính kế thừa khi người đại diện vì lý do gì đó không làm đại diện nữa hoặc qua đời thì theo từng Phái – từng Chi mà tiếp nối. 
Hội đồng gia tộc bao hàm vị Tộc trưởng là một vị cao niên ở nhánh nhất và các vị cao niên trưởng phái đồng hàng. Nếu không có vị đồng hàng thì cử một vị đại diện trong phái đó (ví dụ: đời ông Nội sinh ra 5 người con nếu có một vị qua đời thì cháu Nội trưởng có quyền thế vị, không kể tuổi lớn nhỏ). 
Đại diện các Phái – Chi ở các tỉnh khác, ở phương xa… (không thuộc TP. Đà Nẵng) thì có thể Hội đồng gia tộc cho lập một phái ở địa phương đó. 


Vị trưởng tộc ký các bảng vàng công đức, bảng vàng danh dự và các việc quan trọng của Tộc Họ. Nếu vị Tộc trưởng ủy quyền hoặc vì một lý do nào đó như sức khỏe, đi xa… thì vị Tộc phó kiêm Trưởng BCH HĐGT ký thay. 

HĐGT bầu BCH thường trực Hội đồng Gia Tộc : gồm 09 vị (là những người tài đức có tâm huyết hưng thịnh gia tộc, có nhiệt tình trong công việc của Tộc Họ) và đưa ra phương hướng, nhiệm vụ, giám sát  điều chỉnh những sinh hoạt, hoạt động của Tộc Họ. Đại diện cho gia tộc trong các việc hiếu hỷ, tạo mối tương quan mật thiết với các Tộc Họ khác trong địa phương, liên hệ với chính quyền để lo các công việc của Tộc Họ và ký các thông báo, giấy mời, giấy khen, khuyến học…

Lập Bản Tộc Ước để những người có trách nhiệm theo đó thực hiện tốt các chủ trương của Tộc nhằm phát huy và bảo tồn những truyền thống tốt đẹp vốn có của dòng tộc từ bao đời nay.

* Hội đồng gia tộc gồm có ……..….….……. vị.
- Tộc trưởng: ……………………………………………………. – Số ĐT: ………….……
* Trưởng phái hoặc chi:
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……

* Đại diện trưởng Phái – Chi ngoại tỉnh (nếu có):
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……
- Trưởng ……….. : ……………….………………………….…. – Số ĐT: ………….……


BẦU CỬ THÀNH LẬP BAN CHẤP HÀNH HỘI ĐỒNG GIA TỘC:

- Là những người có khả năng làm việc (có thể kiêm nhiệm) không kể tuổi tác lớn – nhỏ ở Chi Phái nào, miễn có tài đức, trung thực, uy tín trong xã hội, có tâm huyết hưng thịnh gia tộc, có nhiệt tình trong công việc của Tộc Họ. 
- Nhiệm kỳ thứ nhất có hiệu lực kể từ ngày ……. tháng …… năm 20….. đến hết ngày ……. tháng …… năm 20…..
- Nhiệm kỳ của BCH đề nghị từ 3 – 5 năm (hoặc từ: …. đến ….. năm)/ nhiệm kỳ. Khi hết nhiệm kỳ thì HĐGT triệu tập đầy đủ các Chi – Phái để bầu lại. 
- Khi trưởng ban ủy quyền hoặc vắng mặt một thời gian lâu hoặc qua đời thì BCH sẽ bầu một trong 2 phó ban làm quyền trưởng ban cho đến hết nhiệm kỳ, trường hợp đặc biệt thì HĐGT mới họp đề cử. 
- Khi có người trong BCH vì một lý do nào đó không làm việc nữa thì trong BCH bầu chọn người thay thế. 


* CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ: Hoạt động thường trực gồm 09 người có khả năng làm việc (có thể kiêm nhiệm) không kể tuổi tác lớn – nhỏ ở Phái - Chi nào, miễn có tài đức, trung thực, uy tín trong xã hội, có tâm huyết hưng thịnh gia tộc, có nhiệt tình trong công việc của Tộc Họ. (Phải có địa chỉ liên lạc ổn định và số điện thoại để liên lạc).
* BAN CHẤP HÀNH GỒM:
1. Phó Ban HĐGT kiêm Trưởng Ban điều hành: 
- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Thi hành các công việc của Tộc Họ theo Tộc ước. Ngoài các công việc nội bộ của tộc, Trưởng ban còn đại diện toàn tộc giao tiếp với các tộc bạn và liên hệ với chính quyền địa phương để nắm bắt sâu sát chủ trương, chính sách của nhà nước để các thành viên trong tộc biết và thực hiện tốt. 
+ Duyệt tất cả các vấn đề thu – chi, khen thưởng, tổ chức phân công họp bàn những công việc thường niên cũng như đột xuất, ký các thông báo, giấy mời, giấy khen và giữ sổ đỏ của nhà thờ.


2. Phó Ban HĐGT kiêm Trưởng Ban Tế Lễ : Ngoại trừ vị trưởng ban, Ban tế lễ có thể từ 3 đến 7 vị: 
- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
Gồm các vị cao niên đại diện cho các Phái và vị trông coi hương hỏa – từ đường phối hợp với trưởng và các ban lo việc nghi thức, văn tế, nội dung liên quan đến các Lễ - Tế hằng năm theo Tộc ước, có trách nhiệm nhắc nhở BCH những ngày chạp, giỗ, xuân thu, sửa sang tảo mộ mồ mã. 
- Phối hợp với Ban Tương Tế và các ban liên quan để phúng điếu – lễ nghi – hiếu hỷ cùng với các Chi - Phái trong Tộc Họ khi được mời. 
- Nghiên cứu hình thức tổ chức các kỳ tế lễ thường niên của Hội đồng
- Phối hợp với các ban liên quan có thể thành lập đội Tế Lễ có đầy đủ cờ, kèn trống, quần áo, đề tế lễ (có phương án cho xã hội thuê, mượn khi đội tế lễ nhàn rỗi)


3. Ban giám sát : Có từ 2 đến 3 vị 
- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Do Hội đồng gia tộc cử ra để giám sát các hoạt động sinh hoạt của HĐGT nói chung như : thu – chi , xây dựng, đạo đức, kỷ luật, khen thưởng …   


4. Phó BCH kiêm trưởng ban phụ trách tương tế - đời sống: Từ 3 đến 5 vị.
- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Khi trong tộc có việc hiếu hỷ quan trọng (theo Tộc ước) thì phối hợp với các ban liên quan, báo cáo đề nghị lên trưởng ban để xem xét dự lễ, hỗ trợ … 
+ Việc tang tế : khi có người thân trong tộc qua đời, mọi người trong tộc họ tập trung về gia đình có sự cố để giúp đỡ và chia xẻ nhằm xoa dịu nỗi buồn của gia đình đó.
+ Báo cáo trưởng ban, phối hợp với Ban Tế Lễ và các Ban liên quan thay mặt gia tộc đến phúng điếu và chia buồn kèm theo lễ vật, đồng thời có hướng giải quyết giúp đỡ nếu gia đình đó gặp khó khăn.
+ Kịp thời đề xuất hỗ trợ khi trong Tộc Họ có gia đình gặp khó khăn, hoạn nạn cũng như giúp đỡ cho các cháu nghèo không có điều kiện học tập.

+ Kịp thời phối hợp với chính quyền để bình chọn các hộ nghèo trong Tộc để được hưởng sự giúp đỡ của xã hội. 

5. Phó BCH kiêm trưởng ban vận động tài chánh : Tùy theo các Phái – Chi ở các nơi mà cơ cấu nhân sự hoặc con cháu có lòng nhiệt tình hảo tâm thì tham gia. 

- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Người trong Tộc Họ, ưu tiên có khả năng đóng góp về tài chính, có uy tín với tộc họ và xã hội.
+ Ký thông báo các giấy tờ liên quan đến vận động tài chánh.
+ Giới thiệu đề cử các thành viên vào ban vận động và đề nghị khen – thưởng. 
+ Tích cực vận động bà con xa gần trong Tộc Họ và các nhà hảo tâm đóng góp tài chánh vào các loại quỹ và trong việc cúng tế - nghi lễ. Công việc trước mắt là vận động để xây dựng nhà thờ và quỹ hằng niên.  
+ Phối hợp tổ chức làm kinh tế (nếu có) để gây quỹ cho Tộc Họ hoặc cho việc cúng lễ nào đó trong năm. 


6. Phó BCH kiêm trưởng ban bảo trợ danh dự:
- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Không nhất thiết phải là người trong Tộc Họ, có thể là những người có cảm tình với Tộc Họ Thái hoặc là dâu rể… người có hảo tâm đóng góp hỗ trợ lớn cho Tộc Họ như: tài chánh, vật chất, danh dự v.v… 


7. Phó BCH kiêm trưởng ban phụ trách giáo dục khuyến học: 
- Trưởng ban: ………………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Hướng dẫn giáo dục , khuyến khích con cháu trong Tộc Họ siêng năng học hành, đỗ đạt khoa cử và giữ vững truyền thống hiếu đạo theo các điều khoản của Tộc ước. 
+ Đôn đốc các Phái - Chi trong Tộc Họ gửi danh sách con cháu học giỏi , xuất sắc và đề nghị khen thưởng trong các dịp lễ - đại hội hoặc đề nghị kỷ luật theo Tộc ước.
+ Đăng ký thành lập các thủ tục quỹ khuyến học của dòng tộc với chính quyền. 


8.Thư ký kiêm kế toán: 
- …………………………….………………………………… - Số ĐT: ………………………
+ Là người trong Tộc, có chuyên môn về thư ký và kế toán. 
+ Tổng hợp các hoạt động của tộc họ.
+ Lưu trữ, dự thảo các kế hoạch chương trình hành động ngắn hạn, dài hạn.
+ Ghi biên bản các cuộc họp của Hội đồng, các ban chức năng, các kỳ lễ hội, cúng ky.
+ Lên chương trình các buổi lễ hằng năm. Có thể thể trực tiếp hoặc cử MC trong các buổi lễ.
+ Sưu tầm, tra cứu, kiểm chứng, kết nối gia phả của các Phái – Chi họ Thái ở khắp nơi, đôn đốc việc lập gia phả. 
+ Thống kê sổ Thu - Chi và sổ theo dõi tài sản minh bạch rõ ràng.
+ Phối hợp với các ban liên quan để ghi sổ vàng công đức, sổ vàng truyền thống, các văn bằng khen thưởng khuyến học…

+ Giữ sổ tiết kiệm, sổ sách và ghi chép theo dõi quỹ họ. Phối hợp với thủ quỹ để báo cáo tài chính công khai hàng năm.
+ Ghi chép việc sinh tử trong họ.

9. Thủ Quỹ : 
- …………………………….………………………………… - Số ĐT: ………………………
+ Là người trong Tộc, có uy tín , có khả năng tài chánh thường xuyên, có sự đóng góp đáng kể tài chánh trong quỹ của Tộc.
+ Giữ sổ quỹ của tộc và đôn đốc việc nộp các quỹ.
+ Lập 02 sổ Thu-Chi và sổ theo dõi tài sản minh bạch rõ ràng
+ Chỉ giữ lượng tiền mặt trong quỹ trong khoảng 05 triệu đồng (hoặc mức: …………...………….), nếu nhiều hơn đến 02 triệu (hoặc mức: …………...………), phải gửi ngân hàng theo hình thức mở sổ tiết kiệm và phải có 02 người (hoặc ……………. người) đứng tên là Trưởng BCH HĐGT và thủ quỹ. 
+ Chỉ xuất khi có chứng từ hợp lệ. Trường hợp đặc biệt, khi có ý kiến trực tiếp của BCH, có thể chi trước để kịp thời phục vụ công việc nhưng không được chi quá 500.000.đ (hoặc mức: …………...…), người nhận phải ký vào sổ tạm ứng.

* Trong buổi họp cuối năm ……………………………………. và cuối mỗi kỳ đại hội. Ban chấp hành phải trình chứng từ Quỹ và thu – chi của Tộc .


* Ngoài BCH thường trực của HĐGT, còn có các tiểu ban trong BCH để hoạt động các công việc của Tộc Họ:

- Trưởng ban trai soạn (tiếp tân): ………………………. - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Các con cháu trong Tộc Họ, có sức khỏe đa số là nữ. Khi có lễ cúng thì phải ăn mặc chỉnh tề, đồng phục và phục vụ chu đáo, 
+ Phối hợp với các ban liên quan cùng đi tương tế - hiếu hỷ  theo Tộc ước.
+ Khi có lễ phải lo đón tiếp khách, soạn cơm nước cúng tế, dọn khách …
+ Đệ nghị lên BCH để sắm trà nước…
- Trưởng ban nhà trù : ……………..………………………… - Số ĐT: ………………...
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Các con cháu trong Tộc Họ, có sức khỏe đa số là nữ, có hiểu biết về nấu ăn. 
+ Phối hợp với các ban liên quan để lo đi chợ , dọn cúng và ẩm thực.


- Trưởng ban chấp tác : ……………………………………… - Số ĐT: …………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Con cháu trong Tộc Họ có sức khỏe, có nhiệt tình trong công việc Tộc Họ.
+ Tổ chức về mặt hình thức buổi Lễ Tế như băng cờ, chiêng trống, máy móc tăng âm
+ Tập trung nhân lực để lo việc bàn ghế, bưng dọn v.v..
+ Phối hợp với các ban liên quan để lo việc dãy mã hằng năm.
+ Lo việc dọn quét , trang trí từ đường  trong các dịp lễ .

- Trưởng ban hương hỏa – từ đường: ………………….. - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Ít nhất có 01 người thường xuyên có tuổi trong gia tộc để lo việc trông coi, hương khói, quét dọn hằng ngày hoặc định kỳ (Có thể bố trí tạm trú ở tại nhà từ đường). 


- Trưởng ban gia phả : ………..……………………………… - Số ĐT: …………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
- Ban viên : …….……………………………………………… - Số ĐT: ……………………
+ Trưởng Ban gia phả là thư ký kiêm nhiệm, có thể phối hợp cùng các Phái – Chi và một số ban viên có trình độ để thu thập và tu soạn gia phả. 
    + Ngoài sự cập nhật tạm hằng năm , khi bước qua nhiệm kỳ mới thì đưa vào sổ gia phả chính thức. 
    + Ngoài các ban trên, còn thành lập Ban xây dựng từ đường cho đến khi xây dựng hoàn thành khánh thành từ đường (xin xem ở phần xây dựng từ đường). 

-----------------------------------------
Phần ký xác nhận

 

VIỆC THỨ HAI

XÂY DỰNG TỪ ĐƯỜNG

TÂM THƯ CỦA HỘI ĐỒNG GIA TỘC – TỘC THÁI 
(Vận động phụng cúng để xây dựng Ngôi Từ Đường  Họ Thái )

(tại Làng Cẩm Lệ - Thôn Bình Thái - Thành phố Đà Nẵng)


Kính thưa Quý Phái - Chi và bà con cùng con cháu dâu rể Tộc Thái,
Sau năm 1975, nước nhà được thống nhất, Bắc Nam sum họp và yên vui trong hòa bình, kinh tế dần được phục hồi và ngày càng phát triển. Khắp ba miền Bắc, Trung, Nam, các gia tộc đều có điều kiện quan tâm đến việc xây dựng, tôn tạo, từ đường, lăng mộ tổ tiên, sưu tầm, biên soạn gia phả và thiết lập Tộc ước để kết nối dòng họ:

"Cây có cội, nước có nguồn” Đó là bản sắc văn hóa của dân tộc ta.

Thủy tổ dòng tộc Họ Thái chúng ta hiện nay chưa có gia phả và từ đường để thờ phụng các Ngài ở Cẩm Lệ - TP. Đà Nẵng. Nay chúng tôi là Hội đồng Tộc Thái viết bức tâm thư này kính gửi đến Quý Họ, Quý bà con dòng tộc chúng ta khắp nơi hưởng ứng Phụng cúng để thiết lập gia phả và xây dựng ngôi Từ Đường khang trang hoành tráng, biểu hiện hiếu tâm cao nhất đối với dòng tộc họ Thái chúng ta. 

Hội đồng Thái Tộc chúng tôi tâm nguyện và thống nhât như sau:

1. Việc xây dựng ngôi từ đường sẽ làm …… tầng, mỗi tầng phần móng là : ……m2. Kiến trúc kết hợp giữa cổ kính và hiện đại, chia thành nhiều giai đoạn tùy theo số tiền quý vị phụng cúng được.

2. Dự kiến kinh phí là ……………………. đồng. Trước mắt phải có 100 triệu đồng để tiến hành các phần việc cơ bản.

3. Dự kiến vận động tài chính:
- Quý họ.
- Bà con dòng tộc, con cháu dâu rể Nội – Ngoại, trong nước và ở nước ngoài.
- Các nhà hảo tâm, các mạnh thường quân trong và ngoài nước.

4. Dự kiến thời gian khởi công:     ngày …… tháng ……. năm ……….
    Dự kiến thời gian hoàn thiện :   ngày …… tháng ……. năm ……….

Kính thưa Quý bà con:

•    Từ Đường là nơi thờ phụng thủy tổ, tiên tổ các dòng họ và các liệt vị hậu duệ của dòng họ Thái chúng ta.
•    Từ đường là nơi thiêng liêng phát tích cội nguồn để con cháu chúng ta được hưởng sự phúc ấm lâu bền như dòng sông thiêng đem dòng nước trù phú bồi đắp sự thịnh vượng cho con cháu.
•    Từ đường là nơi lưu giữ, biểu hiện sức sống của dòng tộc, nơi thể hiện nề nếp gia tộc, văn hóa, đạo đức, thuần phong, hiếu nghĩa. Là nơi gặp gỡ định kỳ giao lưu hiểu biết, tinh thần hòa thuận, tương thân tương ái, đoàn kết của dòng tộc. 
•    Từ đường là nơi để con cháu đến nguyện cầu lên Ông Bà – Tổ Tiên phò hộ cho cuộc sống được tai qua - nạn khỏi, hạnh phúc an vui - thịnh vượng. 

Chúng tôi là Hội Đồng Thái Tộc Cẩm Lệ - TP. Đà Nẵng vừa mới được bầu trong Đại hội ngày …… tháng …… năm 200….  vừa qua. Nhân danh là những người đại diện cho Quý họ Thái tại Cẩm Lệ - TP. Đà Nẵng, xin nguyện và xin hứa trước Anh Linh tiên tổ, Quý Họ và bà con dòng tộc:
- Sử dụng toàn bộ số tiền mà Quý vị phụng cúng được vào việc xây dựng ngôi Từ Đường.
- Số tiền phụng cúng có “Ghi nhận Công Đức” phúc đáp, ghi vào “ Bảng vàng lưu niệm” và khắc vào “Bảng vàng bằng đá” đặt tại Từ Đường lúc làm xong.
Kính thưa Quý Họ, Quý Bà con dòng tộc Họ Thái Văn chúng ta dù ở xa nơi đâu, trên khắp thế giới này chắc cũng có một lần Quý vị về thăm ngôi Từ Đường của chúng ta lúc làm xong. Quý vị gióng một hồi chuông, thắp một nén hương nghe lòng se ấm lại để cùng cầu nguyện cho bà con dòng họ chúng ta, con cháu chúng ta được khỏe mạnh an khang, thịnh vượng.
Kính mong Quý vị hưởng ứng phụng cúng để Gia Phả và ngôi Từ Đường chúng ta sớm được khởi công xây dựng. Hội Đồng Tộc Thái Văn chúng tôi xin trân trọng ghi nhận sự nhiệt tình ủng hộ phụng cúng của Quý vị.
 


                                              TM. HỘI ĐỒNG GIA TỘC - TỘC THÁI                                                                                            TỘC TRƯỞNG

--------------------------------------------------------

DỰ THẢO XÂY DỰNG TỪ ĐƯỜNG TỘC THÁI



I. KẾ HOẠCH VẬN ĐỘNG TÀI CHÍNH: 
Toàn thể tộc họ mỗi người là một thành viên của Ban vận động tài chính. Kế hoạch vận động tài chính như sau: 
- Làm thư kêu gọi (người thực hiện: ……………………………………………)
- Lập 03 sổ vàng công đức (giao cho những người có uy tín và nhiệt tình vận động và có ký nhận vào sổ lưu) 
(người thực hiện ………………………………………………………………..)
- Làm bằng phiếu ghi công đức (người thực hiện ………………………………. )
- Cử một nhóm vận động có nhiệt tình đi vận động thường xuyên bằng phiếu ghi công đức.
-Ngày khởi công - động thổ :…………/ ……… / 20…………..
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………

- Sự phát tâm ủng hộ đóng góp:
+ Tùy theo khả năng tài chánh và sự phát tâm càng nhiều càng tốt như : 
Con trai Tộc Thái: Ông Thái Văn ............... : đóng góp 20 triệu đồng 
Con trai Tộc Thái: Ông Thái Văn  .............  : đóng góp 20 triệu đồng 
Con dâu Tộc Thái : Bà Thái Thị ...............   : đóng góp 20 triệu đồng
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………

+ Nếu những người có hoàn cảnh khó khăn thì có thể góp ngày công và các vật tư khác. 
+ Đề nghị mức đóng tối thiểu như sau:
- Con trai Tộc Thái đã có gia đình mức sống trung bình thì đóng: (từ 3 đến 5 triệu) ………………….
- Con trai Tộc Thái đã có việc làm lương hướng ổn định nhưng chưa có gia đình thì đóng : (từ 4 đến 6 triệu) …………………………………..
- Con trai Tộc Thái đang còn đi học từ 18 tuổi trở lên thì đóng: (200.000 đ) ……………………...
- Con trai và con gái Tộc Thái dưới 18 tuổi thì tùy theo sự phát tâm.  
- Con gái Tộc Thái có gia đình : (Từ 2 đến 4 triệu) ………………………………………………..
- Con gái Tộc Thái đã có việc làm lương hướng ổn định nhưng chưa có gia đình thì đóng : (từ 3 đến 5 triệu) …………………………………………
- Con gái Tộc Thái đang còn đi học từ 18 tuổi trở lên thì đóng: (150.000 đ) ………………………

II. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN:
    1/ Phân định ranh giới lô đất (người thực hiện: ……………………………………) 
    2/ Tiến hành các thủ tục giấy tờ xin phép, thành lập sổ đỏ: 
        (người thực hiện: …………………..……………..…………..............................)
Sổ đỏ này do đại diện Tộc Họ đứng tên tùy theo pháp luật của Nhà nước quy định nhưng không được cầm cố, thế chấp, mua bán, sang nhượng dưới bất kỳ hình thức nào.
    3/ Xin miễn giảm thuế về thủ tục lập sổ đỏ.
(người thực hiện : ……………………………………………………………….)
4/ Tiến hành vẽ ngôi từ đường có tính đến các sinh hoạt khác như nhà trù, lầu chuông trống, bảng ghi công đức, nhà Đông – nhà Tây – nhà hậu và những công trình phụ (WC) và tường rào cổng ngõ (người thực hiện: ……………………………………)
5/ Trước tiên nên xây dựng tường rào ổn định, có tính mỹ thuật, trang nghiêm. 
6/ Xây dựng ngôi từ đường chính, sắm các đồ thờ lễ. 
(người thực hiện : ………………………………………………………………….)
7/ Xây cổng ngọ môn. 
8/ Tùy theo tài chính sẽ tiếp tục thực hiện các công trình khác theo bản vẽ. 
9/ Tổ chức lễ an vị + khánh thành ngôi từ đường (sẽ lập chương trình riêng)
10/ Cử người trông coi ngôi từ đường.
 (người thực hiện : …………………………………………………………………)

III. THÀNH LẬP BAN XÂY DỰNG TỪ ĐƯỜNG: 
    Nếu không có sự đấu thầu thi công trọn gói thì Ban xây dựng từ đường chịu trách nhiệm họp bàn kế hoạch thi công theo đúng bản vẽ công trình bảo đảm chất lượng, tiết kiệm và theo dõi đốc thúc để công trình kịp tiến độ như thời gian đã đề ra. Nếu có sự cố và những việc liên quan đến tài chính lớn mà không thể tự giải quyết được thì phải yêu cầu họp Hội đồng gia tộc để giải quyết.
     * Một trưởng ban xây dựng từ đường:………………………………………..
+ Có nhiệm vụ :
- Quyết định ký các thủ tục hành chính : làm sổ đỏ , xin phép xây dựng. 
- Ký các chứng từ chi từ năm trăm ngàn đồng trở lên. 
- Theo dõi, đốc thúc tiến độ thi công. 
* Một phó ban xây dựng từ đường:……..…………………………………….
+ Có nhiệm vụ :
- Trực tiếp đốc thúc công việc tại hiện trường xây dựng. 
-  Đề nghị mua sắm các vật tư xây dựng lên trưởng ban.
-  Đề nghị tiền tạm ứng và trả lương cho nhân công. 
* Một thủ quỹ (của HĐGT hoặc tạm bầu) : ……………………………………………………………………………………
- Nếu đấu thầu trọn gói thi công thì Thủ quỹ phải gửi toàn bộ số tiền ở ngân hàng vào sổ tiết kiệm, có 2 người đứng tên là Trưởng Ban và Thủ Quỹ. Thư ký có tách nhiệm giữ sổ. Việc rút tiền chi theo thỏa thuận hợp đồng đấu thầu.
- Sau khi đã họp bàn thống nhất, thủ quỹ chỉ giữ số tiền mặt theo quy định là ………………………………... Nếu số tiền còn lại trên (50 triệu) …………………. thì phải gửi tại ngân hàng.
- Chỉ giữ số tiền công đức liên quan đến việc xây dựng từ đường. 
- Xuất chi theo yêu cầu của trưởng và phó ban xây dựng. 
* Ban giám sát và thư ký là Hội đồng gia tộc: 
+ Có nhiệm vụ:
- Giám sát chất lượng thi công và tổ chức họp bàn , thống kê , thu – chi tài chính nếu cần.
----------------------------------------------

MẪU GIẤY ĐĂNG KÝ ĐÓNG GÓP TÀI CHÁNH ĐỂ XÂY DỰNG NHÀ THỜ

(Mẫu này sẽ được đóng thành quyển, mỗi quyển là 100 tờ có cùi lưu, 

người đăng ký giữ 1 tờ, thư ký giữ 01 tờ) 

 

 
Theo quantheam.org